Gå rett til innhold
Du er her: 4H Norge
Del/bokmerk
Klubbrådgiversiden - 4H Buskerud

Klubbrådgiversiden - 4H Buskerud

Velkommen som voksen i 4H Buskerud! På denne sida samler vi ressursmateriell som kan være nyttig for deg i arbeidet. I parantes bak lenkene skriver vi inn årstallet vi har lagt inn lenka. Gi oss gjerne en melding dersom lenkene skulle være ute av funksjon.

Klubbrådgiverrollen

 

4H er en organisasjon for og av ungdom. Det er ungdommen selv som styrer arbeidet i 4H-klubben. Gjennom ulike 4H-aktiviteter og arbeidet med de praktiske 4H-prosjektetene lærer medlemmene ved å gjøre ting selv.
Selv om det er ungdommen som styrer mesteparten av arbeidet, må det voksne til for å gi hjelp og støtte. Uten de voksne har 4H-arbeidet lett for å stagnere.

Les meir om klubbrådgiverrollen (2015) 

Her er hva klubbrådgiverne kom frem til var en klubbrådgivers rolle under klubbrådgiversamlinga 2015.

Klubbrådgiverrollen fra KR-samling 2015

Det er mange ulike typer frivillige og forskjellige måter å være frivillig på:

Seks ulike typer frivillige - artikkel av Ingerfair

Frivilligroller - fritt etter Ingerfair

På Inspirasjonssamlinga for voksne i Vestfold, Buskerud og Telemark i 2016 kom man fram til følgende oppgaver som de ulike typene frivillige kunne gjøre:

Ulike typer frivillige - hvilke oppgaver passer for hvem i 4H?

For å kartlegge hvilke ressurser dere har i voksengruppa (foreldre og andre engasjerte voksne i nærområdet/tilknyttet klubben) kan dere bruke dette Ressurskartleggingsskjemaet for å innhente informasjon om hvem som kan bidra med hva.

 


 

Politiattest

Alle over 15 år som har et verv i 4H som klubbrådgiver, fylkesstyremedlem, kursinstruktør eller lignende er pliktig å innlevere politiattest hvert tredje år.

 
Søknad om politiattest er nå elektronisk. Det gjør du her (2015).
 
Med den elektroniske søknaden må du legge ved en bekreftelse på formålet med søknaden. Denne skal ha underskrift fra "arbeidsgiver eller kontaktperson". Her finner du derfor et bekreftelsesskjema (2016) som klubbrådgiver A kan laste ned og fylle ut de resterende opplysningene på.

Hva gjør jeg med politiattesten når den kommer?
Når du mottar politiattesten viser du den fram til klubbrådgiver A i klubben din.
 
Hva gjør jeg som er klubbrådgiver A?
Du må sende inn ditt fulle navn og fødselsnummer til 4H-kontoret som lager en bekreftelse for deg. Når du mottar politiattesten sender du den inn til 4H Buskerud, Statens Hus, LAMA, PB. 1604, 3007 Drammen. Dersom du ikke ber om å få den returnert vil den bli makulert etter at 4H-kontoret har sett den.
 
Klubbrådgiver B viser fram sin politiattest for klubbrådgiver A. Kryss av i avkrysningsskjemaet (2015) at du har sett politiattesten. Når alle som skal vise politiattest i din klubb har vist deg den, sender du avkrysningsskjemaet inn til 4H-kontoret på marte.tovsrud@4h.no eller per post til 4H Buskerud, LAMA, PB. 1604, 3007 Drammen
 

Støttemedlem

Som klubbrådgiver er du en viktig ressurs for 4H, og det setter vi umåtelig stor pris på! Vi setter faktisk så stor pris på det at Landsmøtet 2014 vedtok en lovendring i medlemsskapskategorier slik at klubbrådgiverne ikke lenger skulle betale medlemskontingent, men at klubben skal gjøre det i stedet.

Likevel vet vi at mange av klubbrådgivere ønsker å være medlem i 4H for å kunne støtte arbeidet vårt også økonomisk. Det har du og dine kollegaer fremdeles mulighet til, for det samme landsmøte vedtok også å innføre støttemedlemsskap.

Vi håper mange av du melder deg inn som støttemedlem, ikke bare for det økonomiske tilskuddet du hjelper oss med, men fordi du også ved å bli støttemedlem er valgbar til f.eks. styret i fylket og kan bidra med din kompetanse på andre områder i organisasjonen. 

Du kan melde deg inn som støttemedlem her eller sende en e-post til 4H-kontoret.


Medlemsregistret

Vi bruker medlemsregistret for å registrere medlemmer, prosjekt, påmelding til arrangement og diverse annet. 

På www.4h.no finner du "logg inn". 
For å logge inn må du ha medlemsnummeret ditt tilgjengelig. Dette kan du finne bakpå medlemsbladet Aktivitet eller Buskskvetten, på fakturaen for medlemskontigenten eller du kan få det av en klubbrådgiver (som allerede har tilgang). Du kan selvsagt også ringe 4H Buskerud.

Jeg mangler passord...

Passord kan du be om der du logger inn.  Da blir passord sendt til den epostadressa som er registrert på deg i medlemsregistret. Dersom det ikke er registrert noen e-postadresse på deg, du ikke husker hvilken e-postadresse som er registrert, eller den som er registrert er feil - ta kontakt med 4H Buskerud.

Hvordan???

Det finnes nå GODE opplæringsfilmer på Youtube.(2015)  Klikk på denne lenka eller gå inn på www.youtube.com og skriv "medlemsregister 4h" i søkefeltet. Det ligger også bruksanvisninger på pdf-filer på 4h.no. (2015)

Hvem kan gjøre hva???

Hvem har tilgang til hva i medlemsregisteret? Se oversikt. (2015)

Innmeldinger og utmeldinger

et er kun fylkesleddet, 4H Buskerud, som kan melde inn og melde ut medlemmer.

Du fyller derfor ut riktig skjema, lagrer og sender (som vedlegg til epost) til 4H-kontoret.

Skjema for Innmelding av nye medlemmer(2015)

Utmeldinger, med navn og medlemsnummer, sendes på e-post til hilde-kristin.oynebraaten@4h.no

Registrering av 4H-prosjekter

Det er 4H-erne selv som skal registrere sitt 4H-prosjekt, men sekretær og klubbrådgiver i samarbeid har ansvaret for at det blir gjort. 4H-prosjektene skal registreres før 1. mars (ny frist fra 2015). 

Hvorfor skal dette gjøres allerede så tidlig på året?
  1. For at 4H Buskerud skal kunne vite hvem som har hvilket prosjekt og hvor mange som har hvilket prosjekt slik at vi kan tilby kurs som 4H-erne interesserer seg for, samt reklamere direkte til de som interesserer seg for kursene.
  2. For at emnekurskomiteene på ulike arrangementer skal kunne se hvilke prosjekter som er populære og kunne legge opp emnekursene etter dette.
  3. Så er jobben gjort i forhold til høstfestlister og bestilling av merker i god tid!
  4. Styret og klubbrådgiver kan ta ut lister på hvem som har hvilket prosjekt uavhengig av om møteboka er "til stede".

Her kan du se filmen som forklarer hvordan du som tillitsvalgt kan registrere 4H-prosjekter på medlemmene.

NB! 4H-prosjektene må likevel bestilles på 4Hs nettbutikk for å få dem tilsendt.


Mat på arrangement - hva skal vi handle?

4H får hvert år mye penger fra Landbrukssamvirket. Dette kommer alle medlemmene til gode blant annet gjennom at det finnes ansatte i fylkene og på sentralt plan. For at vi skal fortsette å få denne støtten er det veldig viktig at vi oppfyller vår del av avtalen - nemlig at vi kun bruker produkter fra Landbrukssamvirket så langt det er mulig. Men hvilke produkter er det? Klikk her for å få en oversikt over hva du skal handle!


Arbeidet i klubbstyret

I de ulike bøkene finner man MASSE god informasjon om hvordan klubbstyret bør arbeide. Bruk disse godt! 

4H Norge sender hvert år ut oppdatert versjon av "møteboka", "kassaboka" og "året rundt". Du finner de også under "materiell til nedlasting" på 4h.no

I tillegg til de vanlige vervene vil vi oppfordre klubbene til å ha aspirantledere og PR-sjefer. 


Oppgaver etter årsmøtet i 4H-klubben

Etter at dere har gjennomført årsmøte i 4H-klubben må dere huske å gjøre litt papirarbeid innen 15. desember. Dette er automatisk også søknad om momskompensasjon og Frifond-grunnstøtte.

Bruksanvisninger for hvordan dere avslutter og legger inn nye verv, laster opp årsmelding osv finner dere ved å følge denne linken:https://www.4h.no/aktiviteter/klubbinfo/brukerveiledninger

For å se youtube-filmer om hvordan du skal gjøre dette - klikk på de ulike punktene under.

1. Legge inn nye og avslutte gamle verv i klubben (noen fra det gamle styret må gjøre dette - f.eks sekretær) Er det noen som er nye i 4H må informasjon om disse sendes 4H-kontoret i Buskerud slik at de blir meldt inn som medlemmer i 4H før dere får lagt inn verv på dem.

2. Legg inn årsmelding i ord. Husk å legge inn volleyballaktivitet, arrangement i klubben og underholdning. Husk å trykke lagringsikonet før dere går videre til neste kulepunkt (sekretær)

3. Årsrapport. Det er bare nyvalgt leder som kan gjøre dette. Derfor er det viktig at vervene er endret og oppdatert. Årsrapporten er en godkjenning/underskrift av leder for at det som står i årsmeldingen er korrekt. Det skal skrives inn årsmøtedato og årstall. Husk å lagre! 

4. Sammendrag av årsregnskap for klubben. Så snart regnskapet er godkjent av årsmøtet i klubben tar du en kopi av sammendraget (det som er lagt fram for årsmøtet) og sender dette inn til 4H-kontoret i Buskerud. Det kan sendes på e-post som vedlegg, eller per post. 

5. Årsplan for det neste arbeidsåret. Så snart årsplan for klubben sin aktivitet det neste året er vedtatt på årsmøtet, sender du denne inn til 4H-kontoret i Buskerud

(oppdatert mars 2015)


Økonomistyring

Landsrådet for norske barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) har laget en fin håndbok for økonomi i frivillige organisasjoner. (2015). De har også skrevet en sak om Lokal økonomistyring (2015) og en miniguide for lokalt økonomiarbeid.

Vi anbefaler alle klubbene til å gjøre kassererjobben så enkel som mulig. Bruk kassaboka i papirform eller elektronisk, eller et enkelt regnskapssystem. Ha gjerne flere kontoer. Har klubben mye penger i banken, er det ikke nødvendig at kasserer med ett tastetrykk skal ha tilgang til alle pengene på en gang :-)

Vær ekstra oppmerksom på den som har kassereransvaret. Pass på at ikke billag og føring av regnskap blir utsatt til slutten av året. Fint om styret kan få gode rapporter med for eksempel utskrift fra banken på styremøtene.

Noen tilfeldige eksempler på enkle regnskapssystem og maler (vi har ikke prøvd ut noen av dem!):

UNG.ORG (barne- og ungdomsorg. i Oslo) sine maler -se under økonomi (mal)

Matrix (69 kr pr måned)

Fritt regnskap (gratis)

Voss Regnskapsprogram (gratis)

 


Penger til klubben...

Grasrotandelen (2015)

Frifond prosjekt. Søknad gjennom 4H Norge. Søknadsfrist 15. desember. (2015)

Studiemidler frå Natur og miljø (2015)

Gjensidigestiftelsen (2015)

Sparebankstiftelsen Dnb Nor (2015)

Sjekk også støtteordningene i din egen KOMMUNE! Oversikt ligger ofte på hjemmesidene deres. 

Hvordan skrive søknad? 
Her kan du få mange tips.
 (2015)


Fullmakt i banken

For å ha god kontroll er det lurt at 2 personer til en hver tid har fullmakt til klubben sine kontoer i banken. Dette kan for eks. være klubbrådgiver A og kasserer. Viktig: Dersom denne kontrollfunksjonen skal forebygge underslag bør ikke de to personene som har fullmakt i banken ha for nær relasjon (for eksempel mor og datter). I så fall dette skulle være tilfelle, bør en tredjeperson også ha fullmakt...eventuelt en annen klubbrådgiver. 

Har klubben mye penger på konto, er det lurt å ha sparekonto og brukskonto. Det kan være forebyggende å avgrense mengden penger kassereren har tilgang til...

4H Buskerud bidrar gjerne med råd og hjelp i forhold til økonomirutiner i klubben. Vi prøver også å følge opp klubbene gjennom å lese sammendrag av årsregnskapet som klubben leverer hvert år (15. desember). 


 

Materiell til nedlasting

4H har mange ulike maler og ressurshefter som er til stor hjelp i arbeidet på alle nivå i organisasjonen. 

Materiell til organisasjonsarbeidet.  


 

Retningslinjer i forhold til bildebruk

Det er viktig at klubben innhenter tillatelse fra foreldre/foresatte før de tar i bruk bilder på plakater, i hefter, på nett eller annet. 

Les 4H sine retningslinjer her(2013)


 

Forsikring og beredskap i 4H

Beredskapsplan
Det å lage en beredskapsplan  bør være en selvsagt del av planlegginga.
Her er en enkel oppskrift på hvordan du lager dette: 
1. Skriv ned alle mulige ulykker
2. Vurder risikoen og sett inn forebyggingstiltak
3. Skriv ned hvem som gjør hva dersom ulykken faktisk skjer
a. Hvem har for eks. ansvar for å ringe foresatte? uttale seg til media?
b. Sørg for at disse har nødnummer lett tilgjengelig
4. Gjør beredskapsplanen kjent for alle med ansvar under arrangementet
 

Forsikring - skademelding

Ved evt. skade/uhell kan klubben ringe 03100 eller logge seg inn på Din Side på gjensidige.no  (2015) for å fylle ut skademeldingsskjema. Husk å merke skademeldingen: Arrangementsforsikring 4H. Ta kontakt med 4H i fylket for å få forsikringsnummeret til 4H Norge.

Her er et informasjonsskriv om hvilke aktiviteter forsikringen ikke dekker og hva som er sikkerhetsforskriftene rundt ulike risikoaktivitieter: 4H Norges Ansvarsforsikring (2015)

 (2015) (2015


 

Registrer klubben i frivillighetsregistret

For å motta grasrotandel må man være registrert i frivillighetsregistret. Dette er landets offentlige register over frivillige organisasjoner og lag. Sjå her korleis du gjer dette. 

 


 

4H sine samarbeidspartnere og sponsorer

Det kan være lurt å sette seg inn i de avtalene 4H Norge har gjort sentralt. Dette kan være nyttig dersom dere skal innhente sponsorer eller inngå et samarbeid med lokale bedrifter ;-)

Se oversikt. (2015)


 

Hjemmeside for klubben

Alle klubbene i 4H har en side på www.4h.no. Klikk på fana "4H der du bor" og finn fram til klubben din. Ikke alle har tilgang til siden sin. Dette kan klubben få av 4H-kontoret i fylket. Send ein epost eller ring oss. 

 


Idèer til klubbaktivitet

 


 

Oppskrifter

 


 

Tips oss gjerne om flere ting det burde stått noe om på denne sida. Send tips til hilde-kristin.oynebraaten@4h.no