Du er her: 4H Norge // Rogaland // Aktuelt // Aktuelt
Del/bokmerk
Ressursside STYRET I KLUBB & NEMND

Ressursside STYRET I KLUBB & NEMND

Lurer du på kva det vil seie å vere i eit klubbstyre? Skal du søke om støtte til 4H-nemnda? Eller kanskje du treng tips og råd?

Det er viktig at du som er med i eit klubbstyre veit nok om 4H. Dette kan føre til at arbeidet går enklare og klubben utviklar seg. 


Fakta om 4H

4H er ein av landets største barne- og ungdomsorganisasjonar med 14 000 medlemmer og 600 lokale klubbar. Nesten 1600 av desse medlemmene bur i Rogaland og med i ein av dei 37 klubbane i fylket.

4H Norge blei starta allereie i 1937 og 4H Rogaland blei starta i 1953.

I 4H er alle hovudmedlemmer mellom 10 og 25 år. Vaksne som er med i klubbane er anten prosjekthjelparar eller klubbrådgjevarar. Det er eit mål for 4H at medlemmene skal få utvikle seg sjølv, og vere ein del av eit sosialt fellesskap der alle har omsorg for kvarandre. Klubbane skal vere opne for alle som har lyst til å bli medlem. 

Les meir om 4H. 

Organisasjonskart 


Arbeidsoppgåver og roller i styret

Det er viktig at alle i klubben veit kva som skjer i styret. Forventningane til deg som sit i styret heng saman med den rolla du er tildelt. Mange av arbeidsoppgåvene i styret er fordelt gjennom dei ulike rollene: leiar, kasserar, sekretær og styremedlem. Arbeidsoppgåver og roller kan du lese meir om i heftet "Året rundt i 4H".  

4H Norge har gode verktøy for deg som sit i eit styre. Kvart år får klubbane tilsendt heftet "Året rundt med 4H". Dette heftet bør alle i styret kjenne godt. På sida til 4H Norge kan du laste ned dette, samt kassabok og møtebok.  I starten av eit arbeidsår bør det alltid setjast av litt tid for å snakke om forventningane til kvarandre. 

Det er viktig at dei demokratiske reglane blir fulgt. Dette betyr mellom anna at fleirtalet bestemmer og at sakene skal vere diskutert før ein fatter eit vedtak. Les meir om demokrati her. 

Er du klubbrådgjevar og treng eit forum for erfaringsutveksling? 
Bli med i facebook-gruppa "Klubbrådgivere i 4H Rogaland"


Klubbrådgjevar og styret

Det er styret; leiar, kasserar, sekretær og styremedlem som bestem i klubben. Klubbrådgjevar si oppgåve er å rettleie styret i arbeidet. Sørge for at styret har gode rutinar, samt tenkt gjennom og diskutert alle sider av ei sak, stille spørsmål og kanskje gi nokre råd.

I tillegg til dei vanlege verva vil vi oppmode klubbane til å ha aspirantleiar og PR-sjef. 

Med jamne mellomrom er det viktig å spørje seg sjølv: er det klubben eller klubbrådgjevar som bestemmer? Ein open dialog om kva forventningar styret har til klubbrådgjevar og omvendt er viktig. Korleis vil ein arbeide? Skal klubbrådgjevar vere til stades på alle styremøter, eller rekk det å vere tilgjengeleg? 


ALLEMED

ALLEMED er eit gratis verktøy som skal gjere det lettare å inkludere alle i klubben, uavhengig av familien sin økonomi. Verktøyet blir brukt til å skape diskusjon og finne gode løysingar på kva de kan gjere for å få alle med.

Bli med og gjer ein forskjell!

Les meir.


Økonomistyring

Landsrådet for norske barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) har laga ei fin handbok for økonomi i frivillige organisasjonar. (2015).

Vi oppmodar alle klubbane til å gjere kasserararbeidet så enkelt som mogleg. Bruk kassaboka i papirform 2017 eller elektronisk, eller eit enkelt rekneskapssystem.

Ha gjerne fleire kontoar. Dersom klubben har mykje pengar i banken, er det ikkje naudsynt at kasserar med eit lite tastetrykk skal ha tilgang til alle pengane :-)

Ver ekstra merksam på den som har kasseraransvaret. Pass på at ikkje billag og føring av rekneskap blir utsett til slutten av året. Fint om styret kan få gode rapportar med til dømes utskrift frå banken på styremøta.

Nokre tilfeldige døme på enkle rekneskapssystem og malar (vi har ikkje prøvd ut nokon av dei!):

UNG.ORG (barne- og ungdomsorg. i Oslo) sine maler -se under økonomi (mal)

Matrix (100 kr pr måned)


Fullmakt i banken

For å ha god kontroll er det lurt at 2 personar til ei kvar tid har fullmakt til klubben sine kontoar i banken. Dette kan til dømes vere klubbrådgjevar A og kasserar. Viktig: Dersom denne kontrollfunksjonen skal forebygge underslag, bør ikkje dei to personane som har fullmakt i banken ha for nær relasjon (til dømes mor og datter).

Har klubben mykje pengar på konto, er det lurt å ha sparekonto og brukskonto. Det kan vere forebyggande å avgrense mengden pengar kasseraren har tilgang til...

4H Rogaland bidrar gjerne med råd og hjelp i forhold til økonomirutinar i klubben. Vi prøver også å følge opp klubbane gjennom å lese samandrag av årsrekneskapen som klubben leverer kvart år (15. desember).


Mye nyttig materiell til nedlasting

4H har mange ulike maler og ressurshefter som er til stor hjelp i arbeidet på alle nivå i organisasjonen. 

Materiell til organisasjonsarbeidet. 


Styrevervkurs 

I februar kvart år arrangerer 4H Rogaland kurs for deg som sit i eit klubbstyre. Det er klubbane som dekker reise og deltakaravgift for dei som deltar. Styret i klubben vedtar kor mange som skal delta. Lærarane på kursa har deltatt på DAF-kurs - 4H Norge si instruktøropplæring. 

Følg med på www.4h.no/rogaland for dato og påmelding. 


Årsmøte i 4H Rogaland

Under styrevervkurset blir det halde årsmøte i 4H Rogaland. Klubbane har 2 stemmer kvar på møtet. Det er lurt at fleire i klubben får sjansen til å vere utsending på årsmøtet. Dette er ei lærerik og ansvarsfull oppgåve. Sørg for at heile styret set seg inn i sakspapira til møtet saman med utsendingane og klubbrådgjevaren. Slik kan utsendingane vere førebudd på kva dei skal stemme. 

Les meir om årsmøte i 4H

Lurer du på kva fylkesstyret arbeider med? Kikk innom ressurssida for fylkesstyret.


Trygge arrangement

1. september 2015 blei det vedtatt ny overordna beredskapsplan i 4H Norge.
Det skal lagast ein tilpassa plan for ditt lokale arrangement.
 
Målet med arbeidet er bevisstgjering.

Her er ei enkel oppskrift: 

1. skriv ned alle moglege ulykker

2. vurder risikoen og sett inn førebyggingstiltak (rosanalyse = sannsynlegheit x konsekvens)

3. skriv ned kven som gjer kva dersom ulykka faktisk skjer

a. kven har for eks. ansvar for å ringe foresatte? uttale seg til media?

b. Sørg for at desse har nødnummer lett tilgjengeleg

4. gjer beredskapsplanen kjent for alle med ansvar under arrangementet

Dersom ulukka faktisk skjer:

Skal det skrivast ein liten rapport. Les meir.

Dette skal henge synleg for alle deltakarane på arrangementet:

Varslingsplan
a. møteplass ved evakuering
b. telefonnummer til brann/politi/sjukebil + beredskapleiar for arrangementet
 
Branninnstruks
a. kvar finn ein brannslukkingsutstyr?
b. kva skal ein gjere?

Forsikring - skademeldingsskjema

Ved evt. skade/uhell kan klubben fylle ut følgende skademeldingskjema. De som sender inn skademeldingsskjemaet må ta kontakt med 4H i fylket for å få forsikringsnummeret til 4H Norge.

Her er et informasjonsskriv om hvilke aktiviteter forsikringen ikke dekker og hva som er sikkerhetsforskriftene rundt ulike risikoaktivitieter: 4H Norges Ansvarsforsikring

Dersom det ikke fungerer å sende inn skjemaet, kan dere melde inn skaden til Gjensidige pr telefon.

 

Retningslinjer i forhold til biletbruk og bilkjøring 

Det er viktig at klubben innhentar løyve frå foreldre/foresette før de tek i bruk bilete på plakatar, i hefter, på nett eller anna. 

Les 4H sine retningslinjer her(2013)

Mal for godkjenningsskjema fotografering og bilkjøring - til foresatte (2014)


Oppgåver etter årsmøte i 4H-klubben

Etter å ha gjennomført årsmøte i 4H-klubben, må alle hugse å gjere litt papirarbeid.


Siste frist for å registrere årspapir i medlemsregistret er 15. desember. 
Hugs å trykke lagringsikonet før du går vidare til neste fane/kulepunkt.


Alt klubben registrerer er automatisk også søknad om momskompensasjon og støtte frå frifond-drift.

1. Årsmeldingen i medlemsregistret (5 faner/kulepunkt)

  • Arrangement i klubben
    • tal styremøter, klubbmøter, andre arrangement, osv.
    • har de arrangert noko i samarbeid med andre? 
  • Amatørteater og underholdning
    • tal produksjonar, framsyningar, skodespelarar og publikum
  • Volleyballaktivitet
    • tal treningar, turneringar og spelarar
  • Årsregnskap og årsplan
    • Har klubben bygd noko eller kjøpt eigendom siste året? I så fall kva kosta dette? 
    • Kva er samla utgifter dersom ein trekk frå finanskostnadene (gebyr og renteutgifter)?
      Ps! Denne summen er kopla til søknad om momskompensasjon (siste rute i skjemaet)
    • Skann ein kopi av samandrag av årsrekneskapen for klubben, og last dette opp som vedlegg (pdf) til årsmeldinga i medlemsregistret. Hugs at rekneskapet MÅ ha signatur frå kasserar OG revisor (eventuelt revisormelding).
    • Last opp årsplan for det neste arbeidsåret som vedlegg (pdf).
  • Årsmelding i ord
    • Styret har heilt sikker meir å melde frå aktiviteten i klubben siste året. Skriv dette her. 

Sjå brukarrettleiing her: 

2. Legge inn verv på nye medlemmer

Er det nokon som er nye i 4H må desse først meldast inn som medlemmar. Sjå innmeldingsskjema.

3. Endre verv

Det er sitjande (gjerne sekretær) som har tilgang til å setje sluttdato og legge til nye verv. 

4. Årsrapport (dato for årsmøte)

Det er berre nyvald leiar som kan gjere dette. Derfor er det viktig at verva er endra og oppdatert. Årsrapporten er ei godkjenning/signatur av leiar for at det som står i årsmeldingen er korrekt. Det skal skrivast inn årsmøtedato og årstall. 

Alle oppgåvene er også godt forklart i møteboka, kassaboka og året rundt.

Dersom klubben har organisasjonsnummer og er registrert i Frivillighetsregistret, må klubben oppdatere her også. 


Brønnøysundregisteret

For å få tilgang til klubbens bankkonto må informasjonen i Brønnøysund være oppdatert.
 
Hvordan gjøre endringer


Medlemsregistret 

Vi bruker medlemsregistret for å registrere medlemmer, prosjekt, påmelding til arrangement, årspapir og diverse anna. 

På www.4h.no finn du "logg inn". 
For å logge inn må du ha medlemsnummeret ditt tilgjengeleg. Dette kan du finne bakpå medlemsbladet Aktivitet, på fakturaen for medlemsavgifta eller du kan få det av ein klubbrådgjevar (som allereie har tilgang). Du kan sjølvsagt også ringe 4H Rogaland. Passord kan du be om der du logger inn.  Da blir passord sendt til den epostadressa som er registrert på deg i medlemsregistret. 

Det finnes nå GODE brukarrettleiingar på Youtube.(2013)  Klikk på denne lenka eller gå inn på www.youtube.com og skriv "medlemsregister 4h" i søkefeltet. Det ligg også brukarrettleiingar på 4h.no. (2013)

Kven har tilgang til kva i medlemsregistret? Sjå oversikt. (2013)


Utmelding og innmelding av medlemmer 

Det er kun nasjonalleddet, 4H Norge, som kan slette/melde ut medlemmer og registrere heilt nye.

Nytt skjema (november 2015) gjør innmeldinga enklere, og det beste er om føresette gjer dette.

Innmeldingsskjema

Utmeldingar, med namn og medlemsnummer, sender du på e-post til kontingent@4h.no.


Registrering av prosjektval

Det er klubbrådgjevar, saman med sekretær, si oppgåve å registrere kva prosjekt medlemmene vel. Sidan dette også handlar om plakettmottakarar er viktig at dette blir registrert før 1. mars. Då har 4H-klubben og 4H-kontoret tid nok til å innhente dei opplysningane som trengs for å bestille haustfestmateriell og plakettar.

Haustfestmerker (inkludert plakettnål) og vurderingkort skal ein frå 2016 bestille i 4H sin nettbutikk (du må logge inn som klubben din - les meir). 

Brukarrettleiing, medlemane registrer eigne prosjekt.

Brukarrettleiing, tillitsvalde registrerer medlemane sine prosjekt.

Sjå fleire brukarrettleiingar på www.4h.no/aktiviteter/klubbinfo/brukerveiledninger


Tinging av haustfestmateriell

I 4H sin nettbutikk ligg alle merker, plakettnåler og vurderingskort du treng til haustfesten. Ting i god tid - altså før sommaren!

Plakettar og vitnemål er det 4H Rogaland som har ansvar for å tinge. Vi henter alle opplysningar ut frå medlemsregisteret, og kvalitetssikrar dei direkte med plakettmotakarne. Plakett og vitnemål blir sendt til klubben i god tid før haustfesten.

Dette betyr at klubben vil få faktura på plakettar og vitnemål frå 4H Rogaland, og faktura på merker, plakettnåler og vurderingskort frå 4H Norge.

Hugs å sjekke at alle medlemmane (særleg plakettmotakarane!) ligg med riktige opplysningar i medlemsregisteret! Dersom de gløymer å legge inn prosjektval og merke, kjem ikkje plakettmotakaren opp riktig år.

Har du sponsoravtale med lokal bank? Hugs å sende vidare faktura.

Finn du ikkje merka i nettbutikken? Då må du logge inn som klubben din. Les instruksjon.


Nominer klubben din til Årets klubb

Kvart år kårer 4H Rogaland Årets klubb. Fristen for å nominere ein klubb er 15. desember.

Nominer klubben din nå.


Aktivitetspakker

4H Rogaland vil gjerne besøke klubbane meir, og har derfor utvikla tilbodet "aktivitetspakkar". Les mer og ting. 


Idèar til klubbaktivitet og underhaldning

Sjekk ut denne sida: https://www.4h.no/rogaland/treng-du-idar-til-underhaldning-eller-klubbaktivitet.aspx (2015)

naturmøteplass.no er det samla mykje god informasjon som ein kan bruke på klubbmøter. (2016)

Norske 4H-alumner sin "leikebank" er verdt eit besøk! (2016)


Oppskrifter


Idé til inntektskilde og miljøarbeid: Innsamling av landbruksplast 

Alle bønder har i dag ein haug med plastikk som skal til gjenvinning.

Grønt punkt Norge koordinerer og avgjer kva firma som skal ta imot plasten for å sende den til gjenvinning. Her ser du ei oversikt som viser kva firma det er i kommunen din.

 

Mange 4H-klubbar tener gode pengar på å levere denne plasten for bøndene. Har din klubb enkel tilgang ein gravemaskin og traktor? Kanskje får billig leige? Da er dette kanskje ein ide for din klubb også?

HER FINN DU MEIR INFORMASJON, TIPS OG RÅD KRING INNSAMLING AV LANDBRUKSPLAST 


Pengar til klubben...

Grasrotandelen (2013)

Frifond=aktivitet til klubben! 

Studiemidler frå Natur og miljø (2013)

Gjensidigestiftelsen (2015)

Sparebankstiftelsen SR-bank  (2016)

Haugaland Kraft (2015)

Rogaland fylkeskommune (2015)

Sjekk også støtteordningane i din eigen KOMMUNE! Oversikt ligg heilt sikkert på heimesida deira. 
Tips: mange kommunar dekker halvparten av utgiftene ein klubb har for å sende folk på kurs 

Korleis skrive søknad?
Her kan du få mange tips. (2016)


Søk om støtte til arbeidet i 4H-nemnda

Kvart år set årsmøtet i 4H Rogaland av ein pott med pengar som skal delast ut til 4H-nemndene i løpet av det kommende året. Kor stor potten er blir avgjort av årsmøtet.

Søknadsfristen er 1. mai. Klikk her for søknadsskjema.


4H sine samarbeidspartar og sponsorar

Det kan vere lurt å setje seg inn i dei avtalane 4H Norge har gjort sentralt. Dette kan vere nyttig dersom de skal innhente sponsorar eller inngå eit samarbeid med lokale bedrifter ;-)

Sjå oversikt. (2013)


Registrer klubben i frivillighetsregistret

For å motta grasrotandel må ein vere registrert i frivillighetsregistret. Dette er landets offentlege register over frivillige organisasjonar og lag. Sjå her korleis du gjer dette. 

Frivillighetsregisteret er ein del av Brønnøysundregisteret.


4H Inform

I tillegg til medlemsbladet Aktivitet (sendt ut av 4H Norge), sender 4H Rogaland ut medlemsbladet 4H Knask. Desse bladene går ut til medlemmane i fylket. 

4H Inform blir bare sendt til styreleiarar og klubbrådgjevarar i fylket. Det er viktig at leiaren i klubbstyret sender vidare til dei andre i styret. Her står viktig informasjon i forhold til drifta av klubben: viktige fristar, rutiner, utveksling, tips og datoar for kurs, leirar og andre arrangement. 

Her finn du oversikt over alle Inform som er gitt ut. 


4H Knask 

Er medlemsbladet for 4H Rogaland. Dette kjem ut to gonger i året og innheld lokalt stoff. Vi vil gjerne ha inn saker frå klubbane i fylket. Send inn til knask@4h.no. Stoffrist for utgåve nr. 1 er 1. april og nr. 2 er 1. november. 

Hjelp oss gjerne å spare porto og papir: sei frå kven i husstanden som skal ha bladet tilsendt.

Har du lyst til å vere redaktør for knask? 


Heimeside for klubben

Alle klubbane i 4H har ei side på www.4h.no. Klikk på fana "4H der du bor" og finn fram til klubben din. Ikkje alle har tilgang til sida si. Dette kan klubben få av 4H-kontoret i fylket. Send ein epost eller ring oss.

For brukerveiledning 


Sjå også:

Ressursssida for FYLKESSTYRET

Ressurssida for KLUBBRÅDGJEVAR


Lukke til! 

Ta gjerne kontakt med oss i 4H Rogaland. 

Denne sida vil vere under stadig utvikling. Vi vil også gjerne ha tips om ting som kan stå på denne sida. Send til rogaland@4h.no